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          實施風險分析

          實施ERP系統的風險分析


          談了很久ERP的理論,也研究了很多的企業案例,為何很多企業被“ERP”所累,也有很多企業為“ERP”所醉,軟件供貨商雖然是企業的第一考慮與選擇,但關鍵還是實施過程中雙方公司的配合,ERP歸根結底是一種工具,是為企業達到自己經營目標而服務的工具。所以,怎樣將工具變為“利劍”呢?走訪眾多企業,均認同“實施ERP風險大”,實際上這些風險均隱藏在實施各個環節,如能在每個環節上提前預防,“ERP的實施”更能是企業進步的階梯。

          一、 前期調研階段

          ERP系統開始導入時,軟件供貨商會安排2-7天的流程調研,重點是了解企業的流程及各部門的職能范圍,在此過程中,往往是實施顧問師問,而企業人員作答,這樣的了解往往都停留在表面,對于實質性的各部門流程的銜接,數據的來源未了解透徹,這樣經常會出現在運行過程中再來調整流程。建議在顧問師了解流程時企業人員應詳細描述本企業的流程及運作方式。

          二、 基礎資料準備階段

          1.1很多軟件供貨商在簽約后,即開始對企業進行系統培訓,在培訓的過程中準備好各部門基礎數據,等培訓完成,基礎數據也已準備好,那系統就可導入運行了,聽起來“統籌方法”用得不錯,實際上,眾多企業在培訓期間都忙于培訓學習,對于公司產品料號,倉庫規劃,客戶供貨商的規劃就有點力不從心,最后的結果是,培訓已經完成了一、二個月,基礎數據還正在孕育中。等基礎資料準備完畢,前期培訓學到的操作知識,又拋到腦后,這時,只有再次的培訓學習,如此耗廢大量的人力、時間、金錢。在此建議企業與軟件供貨商簽約后,就在供貨商的指導下全部投入系統基礎數據的規劃和整理。然后將完成后的基礎數據導入ERP系統。培訓時以企業的數據進行講解,更有利于使用者的接收。

          1.2公司料號的規劃在ERP實施過程中很重要,眾多企業希望通過料號就可完全識別產品,這樣會使料號繁瑣且不易記憶(有些企業長達25碼)。經過一段時間運行后,才發現過長的料號并不適合于公司,這時就推翻前期的規劃,又全部重新開始。

          三、 系統培訓階段

          2.1在培訓期,因各部門人員工作比較繁忙,在上課時常因工作、電話而被叫走,導致培訓完成后還是一知半解,這時就又得另外安排時間作第二次培訓。這樣豈不事倍功半。

          2.2 ERP系統的培訓不但是一個傳授的過程,更重要的是一個流程融合的過程,在培訓時各部門應以企業的實際數據并結合實際流程來講解,在過程中盡量多考慮異常的狀況,便于后續流程規劃時可考慮到特殊的狀況。

          2.3 眾多企業認為培訓只要我的員工學會操作就可以了,其實操作員不但要會操作,更能教會別人操作,當工作調動或人員離職時,就可以交接清楚,而不是再要求顧問師來作培訓。建議企業各部門人員在培訓后都寫下自已的培訓筆記。

          2.4 ERP培訓時雖然是針對各部門分部培訓,但企業需要指派一名窗口人員全程跟蹤,后續在系統運行時有些問題可直接由窗口人員解決。但現眾多企業雖有指派窗口人員,但窗口人員未作全面的學習,所以有問題還是必須找顧問師,這樣會造成“顧問師在運行正常,顧問師一走全是問題”的局面。也大大的加大了企業的實施成本。

          四、 流程規劃階段

          4.1 系統流程規劃決定著上線的成敗,企業的流程規劃應遵循“從簡到難”的原則,比如先規劃進銷存、制令、委外的運行,在運行一到二個月后再導入生產計劃,后續再納入財務體系。但企業往往在規劃時希望什么都可以做到,面面都可以管到,這樣加大了試運行階段的難度。

          4.2 在流程規劃時因職責劃分不明,最后在實際系統運行后操作時,會造成有的交易沒人錄入系統,導致后面的流程無法運行或數據不準確。

          4.3 企業本身流程模式員工已根深蒂固,當稍有調整就不愿意配合。而ERP的運行是一個鏈狀,一個環節不配合,就導致整體無法運行。建議在流程規劃時有高層領導的配合,以便提升執行力度。

          五、 系統運行階段

          5.1 企業員工因習慣于原有之手工作業模式“先交易,再打單”,交易單據常不及時錄入系統,導致后面的流程無法運行或數據不準確。

          5.2 因前期培訓效果不好,后續在使用時很多功能不知如何使用。

          5.3 在系統運行時,有一些軟件供貨商需添加的功能,但軟件供貨商的添加需要一段時間,此時顧問師會給出另一種暫時的方案供使用,但使用人員往往就會因為功能沒加,而停止作業,導致后面的流程無法運行。延誤整體上線進度。

          六、 后期維護階段

          6.1 經過前面五個過程后,系統的運行已見成效,此時當企業人員流動率比較大,而ERP項目窗口人員對系統不熟悉,就會無法完全脫離顧問師,加大企業成本。

          6.2 系統運行正常后,MIS人員往往會掉以輕心,對數據庫長期不轉移備份,服務器突然壞掉,造成數據丟失。
          企業實施ERP系統是效益與風險并存。只有正確認識風險,控制風險,進而降低風險,才能成功實施ERP系統,充分享受ERP系統給企業帶來的巨大效益。

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